Thường trực HĐND quận Tây Hồ vừa kết thúc chương trình giám sát tại các phòng chuyên môn của UBND các quận và tại UBND các phường trên địa bàn về công tác văn thư lưu trữ. Qua giám sát cho thấy, 20/20 đơn vị được giám sát đã ban hành Quyết định quy chế làm việc và Thông báo phân công nhiệm vụ công tác đối với cán bộ, công chức, nhân viên của đơn vị, trong đó có phân công công chức chịu trách nhiệm về công tác văn thư - lưu trữ. 20/20 đơn vị được giám sát đã tổ chức triển khai, phổ biến các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị

Năm 2018 công tác văn thư tại các đơn vị được giám sát đã thực hiện cơ bản tốt; trong đó có một số đơn vị. thực hiện rất tốt như các phòng: Thanh tra; Tư pháp; Lao động Thương binh & Xã hội; Quản lý đô thị; Tài nguyên & Môi trường quận và UBND phường: Nhật Tân; Xuân La.

Một số phòng chuyên môn của UBND quận đã được bố trí phòng lưu trữ riêng do khối lượng hồ sơ, tài liệu nhiều như: Phòng Tài nguyên & Môi trường (01 phòng); Nội vụ (02 phòng); Tư pháp (01 phòng), Tài chính (03 phòng), Văn hóa & Thông tin (01 phòng) và Giáo dục đào tạo (01 phòng); tuy nhiên về cơ sở vật chất tại các phòng lưu trữ này chỉ đảm bảo được phần nhỏ các điều kiện theo quy định về phòng chống cháy nổ, thiên tai, vệ sinh, độ ẩm đối với tài liệu lưu trữ. Riêng Văn phòng HĐND & UBND quận là cơ quan trực tiếp được UBND quận giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu của UBND quận, do đó được bố trí kho lưu trữ chuyên dụng gồm 04 phòng với diện tích đảm bảo quy định và trang bị cơ sở vật chất tương đối đầy đủ.

Đối với UBND các phường: có 08/08 phường đã bố trí kho lưu trữ; trong đó có các phường: Phú Thượng, Nhật Tân, Tứ Liên và Xuân La đã trang bị một số cơ sở vật chất: máy điều hòa, quạt, bình bọt cứu hỏa, tủ đựng hồ sơ, các giá, kệ, cặp, hộp để tài liệu và sắp xếp kho lưu trữ tài liệu gọn gàng, sạch đẹp... tuy nhiên cơ sở vật chất chưa đầy đủ theo quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Việc thu thập các hồ sơ tài liệu tồn đọng từ năm 2016 trở về trước: các đơn vị đã thực hiện thu về kho và báo cáo UBND quận, hiện trong tình trạng tích đống, đang chờ chỉnh lý, sắp xếp theo Đề án chỉnh lý tài liệu lưu tữ của UBND quận. Hồ sơ, tài liệu năm 2017, 2018 của các đơn vị gồm tài liệu văn thư đi, đến đã được chuyển về kho lưu trữ sắp xếp lên giá và phân theo năm để khai thác, tra cứu.

Kiểm tra thực tế tại 11 phòng chuyên môn nhận thấy: các hồ sơ TTHC liên quan bộ phận “Một cửa” quận theo ISO được các đơn vị thực hiện nghiêm túc. Hồ sơ công việc theo lĩnh vực ngành của một số đơn vị: Thanh tra, Tư pháp; Lao động Thương binh & Xã hội; Quản lý đô thị, Tài nguyên & Môi trường, Giáo dục đào tạo đã được thiết lập và sắp xếp cơ bản đủ thành phần tài liệu, hồ sơ theo quy định của mỗi ngành, tuy nhiên chưa lập danh mục và đánh bút lục hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn của UBND quận và Thông tư của Bộ Nội vụ.

Thường trực HĐND quận Tây Hồ cũng đã chỉ ra những hạn chế, tồn tại, đó là các đơn vị đã xây dựng văn bản chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị; tuy nhiên chưa đầy đủ, nhất là việc ban hành danh mục hồ sơ công việc của mỗi đơn vị và việc chỉ đạo các cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện lập hồ sơ công việc chưa được thực hiện nghiêm túc theo quy định. Một số đơn vị chưa thực hiện đúng quy trình xử lý và quản lý văn bản đến như các phòng: Kinh tế; Y tế; Văn hóa & Thông tin; Văn phòng HĐND & UBND và UBND một số phường: Yên Phụ, Tứ Liên, Phú Thượng. Việc quản lý văn bản đi chưa đầy đủ, thiếu văn bản gốc, chưa đóng dấu văn bản gốc, chưa ghi đủ thông tin tại các cột mục trong số công văn đi; lấy trùng số văn bản còn xảy ra...

Công tác lưu trữ ở tất cả các đơn vị còn nhiều thiếu sót, hạn chế: cơ sở vật chất tại kho lưu trữ các đơn vị chưa đầy đủ, chưa đồng bộ theo quy định tại Thông tư 09/2007/TT- BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức; việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ năm 2018 và các tài liệu tồn đọng ở các bộ phận chuyên môn, cá nhân cán bộ công chức từ năm 2017 về trước tại các đơn vị; việc sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm (đối với UBND các phường) thực hiện chưa đúng, chưa đầy đủ.

Thường trực HĐND quận đề nghị UBND quận Tây Hồ xây dựng Đề án ‘Tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Quận giai đoạn 2019- 2021” để tập trung chỉ đạo triển khai thực hiện nhiệm vụ, khắc phục các tồn tại hạn chế đã nêu trong báo cáo. Hàng năm tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức chuyên môn nói chung và cán bộ lãnh đạo quản lý nâng cao trình độ, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn cho toàn thể cán bộ công chức, viên chức của quận việc lập danh mục hồ sơ công việc; công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu trong các ngành, lĩnh vực chuyên môn để thực hiện tiêu hủy tài liệu theo quy định.

UBND quận sớm chỉ đạo phòng Nội vụ, phòng Tài chính quận tham mưu, hướng dẫn các đơn vị thực hiện chế độ hỗ trợ mức phụ cấp độc hại đối với cán bộ làm công tác lưu trữ tại UBND các phường và cân đối nguồn tự chủ của đơn vị để bồi dưỡng cho cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm tại các phòng chuyên môn. Chỉ đạo Văn phòng HĐND & UBND quận rà soát, tham mưu UBND quận sắp xếp bố trí phòng lưu trữ đối với một số phòng chuyên môn thuộc UBND quận có nhiều hồ sơ, tài liệu hoặc có phương án phù hợp về công tác lưu trữ tài liệu của UBND quận và các phòng chuyên môn. Chỉ đạo phòng Nội vụ quận phối hợp với Văn phòng HĐND & UBND và Ban chỉ đạo CNTT của Quận tham mưu UBND quận xây dựng phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ để các đơn vị chuyên môn không có công chức chuyên trách về văn thư, lưu trữ có thể sử dụng để sắp xếp hồ sơ, lưu trữ khoa học, thuận lợi trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu của đơn vị. Chỉ đạo các đơn vị liên quan nghiên cứu, tham mưu kế hoạch triển khai số hóa lĩnh vực công tác hộ tịch để việc khai thác, sử dụng phục vụ nhân dân được thuận lợi, chính xác và nhanh gọn đáp ứng yêu cầu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 đang triển khai thực hiện trên địa bàn Quận.

Bên cạnh đó, xây dựng kế hoạch, khảo sát thực tế tại UBND các phường và các đơn vị thuộc UBND quận để đánh giá thực trạng cơ sở vật chất; hồ sơ tài liệu của mỗi đơn vị để có kế hoạch phân bổ kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn đảm bảo quy định theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Đối với 12 phòng chuyên môn và UBND 08 phường, cần nghiêm túc rút kinh nghiệm và khắc phục những hạn chế, thiếu sót đã nêu trong việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.

Toàn văn báo cáo mời xem tại file đính kèm

VÂN ANH (BAN TG Tây Hồ)

Tệp đính kèm


Đánh giá:

lượt đánh giá: , trung bình:



 Bình luận


Mã xác thực không đúng.
     Liên kết website
    Bình chọn
    Đánh giá của bạn về trang thông tin điện tử đoàn ĐBQH và HĐND thành phố Hà Nội
    176 người đã bình chọn
    Thống kê: 1.227.634
    Online: 39